Le secrétaire et le trésorier sont les fonctionnaires principaux dans les municipalités, particulièrement celles d'autrefois. Généralement, la même personne occupait les deux charges d'où l'appellation secrétaire-trésorier. Ces personnes sont les gardiennes des documents municipaux et elles ont le devoir de concrétiser les décisions du conseil municipal. On se rappelle que le premier secrétaire fut monsieur Charles Brin, remplacer le 3 septembre 1855 par monsieur Anselme Tetro.

Le lundi deux novembre 1857, le conseil nomme monsieur Charles Brin à la fonction de secrétaire-trésorier temporaire.

Le samedi 7 novembre 1857, le conseil accepte le paiement du compte de monsieur Charles Brin.

Le lundi 7  juin 1858, le conseil demande au secrétaire un état des comptes de revenus et dépenses depuis le premier janvier dernier jusqu’au cinq juillet.

Le lundi 5 juillet 1858, le conseil nomme un nouveau secrétaire-trésorier en la personne de monsieur Zéphirin Saint-Aubin.

Le mercredi 5 janvier 1859, le conseil accorde dix louis courant pour les honoraires du secrétaire.

Le lundi 6 juin 1859 l’ancien secrétaire, Monsieur Charles Brin, demande une décharge pour sa caution. La demande sera étudiée et discutée à une prochaine réunion.

Le lundi 18 juillet 1859, à une réunion tenue à 16 h, le conseille, autorise une quittance pour la caution de monsieur Charles Brins, ancien secrétaire-trésorier.

Le lundi 16 janvier 1860, le conseil fixe les honoraires du secrétaire à 10 louis par an.

Le jeudi 9 février 1860, Messieurs John Fraser et Joseph Gatien se portent garants pour la caution du secrétaire-trésorier.

Le lundi 20 janvier 1862, le conseil procède à l'engagement du secrétaire pour la somme de 10 louis par an. C'est toujours monsieur Saint-Aubin qui demeure secrétaire-trésorier.

Le jeudi 13 février 1862, Messieurs Joseph Gatien et Anselme Tétrault se portent garants pour le cautionnement du secrétaire-trésorier.

Le mardi 19 janvier 1864, le conseil renomme à la charge de secrétaire-trésorier monsieur Saint-Aubin pour la rémunération de 30 $ l'an.

Le lundi 18 décembre 1865, Monsieur Magloire Dansereau fait une offre de service pour le travail de secrétaire-trésorier pour la somme de 8 $ l'an. La demande est rejetée, vu que le terme des conseillers expire bientôt.

Lors de ma recherche, je n'ai remarqué aucune note voulant que monsieur Zéphirin St-Aubin ait donné sa démission.

Un problème avec les secrétaires

Le lundi 15 janvier 1866, le conseil procède à la nomination du secrétaire-trésorier et fixe sa rémunération à 40 $ par an. Il est difficile à dire si c’est St-Aubin ou une autre personne. Possiblement qu'un secrétaire-trésorier est nommé temporairement, puisque l’on nomme monsieur Hogue en février 1866.

Messieurs Damien Fontaine et Janvier Beaudry se portent garants pour la caution du secrétaire-trésorier.

Le conseil engage une poursuite contre l’ancien secrétaire-trésorier (monsieur Saint-Aubin) pour l’obliger à remettre au conseil les archives.

Le lundi 5 février 1866, le conseil demande à deux conseillers d'obtenir les archives et, si les archives sont remis, de donner quittance pour la caution, sinon, de prendre une poursuite contre monsieur Saint-Aubin.

Le dimanche 11 février 1866, monsieur Isaac Hogue est nommé secrétaire-trésorier temporairement.

Monsieur François Xavier Bertrand est nommé temporairement secrétaire-trésorier à une réunion tenue à 17 h le lundi 9 juillet 1866.

Monsieur Charles Robert, notaire, est nommé temporairement secrétaire-trésorier le lundi 5 novembre 1866.

Le jeudi 15 novembre 1866, le conseil établit le bureau municipal à l'office du secrétaire-trésorier, Monsieur Charles Robert. Il fixe également les honoraires du secrétaire-trésorier à 40 $ l'an et messieurs Damien Fontaine et Janvier Desmarais se porte garant pour la caution du secrétaire-trésorier.

Le mercredi 22 janvier 1868, le conseil nomme à nouveau monsieur Charles Robert au poste de secrétaire-trésorier et le cautionnement des années précédentes est accepté.

Le samedi 30 mai 1868, le secrétaire est autorisé à se procurer à Montréal un cahier de recettes et dépenses et à payer cette dépense à même le fond général de la municipalité.

Le mardi 25 mai 1869, Isaac Hogue est nommé secrétaire temporaire.

Le lundi 3 janvier 1870, Charles Blanchard est nommé secrétaire temporaire.

Le lundi 17 janvier 1870, Charles Robert est nommé secrétaire-trésorier et ses honoraires sont établis à 40 $ l'an.

Le samedi 19 novembre 1870, le conseil ordonne au secrétaire de biffer tous les comptes des propriétés dont les propriétaires sont inconnus.

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Le mardi 4 avril 1871, le conseil nomme un secrétaire temporaire en la personne de Monsieur Hégésippe Desmarais. Il en est de même le mercredi 19 juillet 1871.

Il semble que, durant cette période, Monsieur Charles Robert est toujours le secrétaire-trésorier permanent.

Le lundi 22 janvier 1872, le conseil renomme Monsieur Charles Robert secrétaire-trésorier et fixe ses honoraires à 40 $ l'an et procède à la définition de ses tâches.

Le mardi 9 juillet 1872, le conseil accepte le cautionnement du secrétaire au montant de 300 $, garanti sur une hypothèque sur sa propriété et la garantie de la caution par Monsieur Olivier Loiselle.

Le lundi 3 février 1873, Charles Robert est renommé secrétaire-trésorier aux mêmes conditions que l'an passé. Monsieur Herménégilde Jeannotte, étudiant en médecine, est également nommé secrétaire provisoire.

Vendredi 17 avril 1874, Monsieur. Olivier Loiselle se porte garant de la caution du secrétaire-trésorier, Monsieur Charles Robert, lequel avait été renommé lundi 2 février 1874.

Le vendredi 12 février 1875, le secrétaire-trésorier est reconduit dans ses fonctions aux mêmes conditions. Le mardi 4 mai 1875, Monsieur Olivier Loiselle se porte garant de la caution du secrétaire. Le conseil ayant exigé le titre de propriété de Monsieur Loiselle, ce dernier dépose devant le conseil ses titres le mardi 11 mai 1875. Description, de la désignation de la terre de Monsieur Olivier Loiselle, représentant une garantie pour la caution du secrétaire. Une terre, de 3arpents de largeur, par 30 arpents de profondeur, située en bordure de la rivière Richelieu. Située dans la première concession, elle est bornée en profondeur par la propriété de Monsieur Pierre Robert, d’un côté d'une part et par Monsieur Flavien Vary et de l’autre par la propriété de Monsieur Olivier Lusier.

Le lundi 7 février 1876, le conseil nomme à nouveau Monsieur Charles Robert à la fonction de secrétaire-trésorier fixant ses honoraires à 52 $ l'an et définit ses fonctions.

Démission du secrétaire-trésorier

Le jeudi 28 septembre 1876, le conseil décharge les personnes ayant garanti la caution du secrétaire. Le secrétaire dépose sa démission devant le conseil. Le conseil reporte la décision à une prochaine réunion.

Nomination d'un nouveau secrétaire

Le lundi 9 octobre 1876, à une réunion tenue à 10 h, le conseil accepte la démission de l’ancien secrétaire, Monsieur Charles Robert, lequel doit rendre des comptes au conseil. Les conseillers se rendent au bureau du secrétaire pour prendre tous les effets de la municipalité. Monsieur Antoine Magloire Archambault est nommé secrétaire-trésorier pour finir l'année 1876 et le conseil spécifie les conditions.

Mercredi 18 octobre 1876, à une réunion tenue à 13 h, le conseil accepte la caution, en faveur de Monsieur Antoine Magloire Archambault, offerte par Monsieur Louis Dufort pour une valeur de 400 $, valeur garantie par une hypothèque sur sa terre.

Horaire d'ouverture du bureau municipal

Le conseil homologue le règlement suivant : le bureau municipal sera ouvert chaque lundi de 9 h à 16 h. Le secrétaire-trésorier percevra les deniers à ce bureau situé dans la maison de Trefflé Pariseau, forgeron.

Vu que l'ancien secrétaire-trésorier n'a pas présenté ses comptes, le conseil demande au secrétaire et aux auditeurs d’examiner lesdits comptes.

Nouveau secrétaire-trésorier

Lundi 12 février 1877, à une réunion tenue à 10 h, le conseil nomme Monsieur Antoine Magloire Archambault à la fonction de secrétaire-trésorier.

Lundi 4 juin 1877, le conseil autorise le secrétaire afin de réclamer les services d'un avocat afin de prendre des mesures légales contre l'ancien secrétaire et lui réclamer la valeur de sa caution puisqu'il a laissé un déficit dans la paroisse lors de son départ.

Mardi 3 juillet 1877, à une réunion tenue à14h00, le conseil prend connaissance du rapport de l'avocat concernant l'affaire de Monsieur Charles Robert, ancien secrétaire de la municipalité. L'avis de l'avocat mentionne que le conseil peut réclamer contre l’ancien secrétaire. En conséquence, le conseil avise le nouveau propriétaire de l'ancien emplacement de Monsieur Robert de bien vouloir payer la somme de 32.90 $ et le conseil donne quittance à Olivier Loiselle qui avait cautionné en faveur de Monsieur Robert.

Le conseil reconduit le secrétaire dans ses fonctions aux mêmes conditions que l'an passé. Cette réunion tenue lundi 4 février 1878 à 10 h. Elle est ajournée à 14 h. À la reprise de la réunion, un débat à lieu sur la légalité de la réunion de 10 h vu la résolution antérieure pour la reprendre à 14 h. En conséquence le conseil valide les résolutions passées durant l'avant-midi et fixe les honoraires du secrétaire-trésorier à 58 $ l'an.

Lundi premier avril 1878 à une réunion tenue à 14 h, le conseil ordonne que le bureau municipal soit déménagé dans la maison de madame John Fraser De Berry.

Lundi 7 mars 1881 à une réunion tenue à 14 h, le conseil reconduit le secrétaire dans ses fonctions aux mêmes conditions que l'an passé. Un conseiller s'oppose à cette nomination.